Online fakturační systém

 

Využijte možnost vystavování různých typů dokladů přímo z ClickEshop administrace bez nutnosti instalace jakéhokoliv programu. S novým online účetním systémem máte faktury i ostatní doklady neustále k dispozici a to nezávisle od konkrétního počítače.

• FAKTÚRY
  
  Vystavení faktury z objednávky - fakturu je možné vytvořit manuálně nebo přímo z objednávky prostřednictvím tlačítka "Vytvořit" - "Fakturu".
  Při zatržení možnosti "zkopírovat data do nového dokladu" vystavíte fakturu, která probere všechny položky zobrazené v objednávce. Zároveň máte možnost zaškrtnout položku "propojit jako související doklad", kterým zabezpečíte propojení objednávky s fakturou tzn. na faktuře bude uvedena odvolávka na objednávku a také v objednávce v záložce související doklady se bude zobrazovat informace o vystavené faktuře a naopak ve faktuře v části související doklady se bude zobrazovat informace o související objednávce.
  
  Hromadné vystavení faktur - faktury je možné vystavit na základě přijatých objednávek i hromadně a to vyznačením zvolených objednávek, kliknutím ikonky "Více" - Hromadné vystavení dokladů - Faktura. Datum vystavení dokladů je vždy aktuální den.
  
  Manuálně vystavena faktura - v přehledu faktur prostřednictvím ikonky "Více" manuálně přidáte fakturu. Naplnění obsahu faktury je přitom jednoduché. Už při vepsání tří písmen pro název produktu systém pomáhá a automaticky nabízí předpokládané názvy produktů, ze kterých si následně stačí vybrat a to kliknutím na požadovaný produkt.
  
  Odeslání faktury emailem - v detailu faktury - záložka email - máte možnost odeslat email s fakturou a zároveň v záložce email se zobrazuje historie odeslaných emailů.
  
  Hromadné odeslání faktury emailem - v přehledu Faktur vyznačíte faktury, které chcete poslat a kliknete ikonku "Více" - Změna stavu dokladu. V nově otevřeném okně změníte stav dokladu na požadovaný nový stav a zaškrtnete možnost: "Odeslat zákazníkovi email o změně stavu" a "Připojit PDF dokument k emailu". Změny uložíte.
  
  Faktury po splatnosti - pokud je faktura po splatnosti, systém vás na to upozorní. Cena s DPH v přehledu faktur je automaticky označena červeným písmem, pokud danou fakturu nepřepnete do nějakého stavu např. "zaplacena".
  
  Částečně vybavená objednávka - nový fakturační systém umožňuje nyní vystavit i více faktur z jedné objednávky a propojit je s ní. V tomto případě se k jedné objednávce vytvoří několik faktur a v záložce "Související doklady" se budou zobrazovat informace o všech fakturách.
  
  
• ZÁLOHOVÉ FAKTURY
  
  Při produktech např. na objednávku máte možnost vytvořit zálohovou fakturu pouze na určitou hodnotu z celkové objednávky. Zálohovou fakturu vystavíte manuálně bez propojení na jiný doklad nebo přímo z konkrétní objednávky prostřednictvím tlačítka "Vytvořit" - "Zálohovou fakturu".
  
  
• CENOVÉ NABÍDKY
  
  Papírování kolem podnikání je někdy až příliš. Pracujte efektivněji a vypracujte cenovou nabídku rychle a přitom online kdykoliv a kdekoliv. Váš obchodní partner může mít nabídku už pár minut po obchodním setkání. Přímo přes mobil vložíte nabídku zboží a služeb a odešlete emailem. Nabídky jsou přehledně historicky uchovávány a nabízejí rozšířené možnosti filtrování a vyhledávání.
  
  Cenovou nabídku vytvoříte stejně jako předešlé doklady v modulu ZÁKAZNÍCI a to kliknutím na záložku "Cenové nabídky" a odešlete emailem přímo ze systému v záložce Email.
  
  
• DOBROPISY
  
  Vrácené či reklamované zboží je bohužel také součástí podnikatelské reality. Dobropis vystavíte na pár kliků přímo z detailu původní faktury prostřednictvím tlačítka "Vytvořit" - "Dobropis". Nový doklad převezme všechny položky faktury se zápornými hodnotami, které lze dále editovat.

  Pokud při vytvoření dokladu zaškrtnete položku "propojit jako související doklad", zabezpečíte tak propojení faktury s dobropisem a na dobropisu se bude zobrazovat číslo původní faktury.
  
  

• DODACÍ LISTY
  
  Dodací list slouží jako potvrzení o předání zboží. Příjemce zásilky svým podpisem potvrdí převzetí zboží. Samotnou zásilku může převzít sám kupující nebo i přepravní společnost. V takovém případě přepravce převezme odpovědnost za danou zásilku.
  
  
• REKLAMACE
  
  Reklamaci vystavíte na pár kliků přímo z detailu původní faktury prostřednictvím tlačítka "Vytvořit" - "reklamaci". Nový doklad převezme položky faktury, které lze dále editovat a dopsat k nim i další poznámky.

 

Všem dokladům je možné nastavit jejich vlastní nastavení:

• číslování - doporučujeme formát číslování začít příslušným rokem např. 20180001 / počet desetinných míst v závislosti na počtu předpokládaných dokladů / nebo použít neutrální formát číslování, který necháte pokračovat i další roky např.: 50001.
  
  Číslování na již existujícím dokladu nastavíte v detailu daného dokladu tak, že původní číslo přepíšete požadovanou hodnotou a změny uložíte. Pokud doklad ještě neexistuje, je třeba jej nejprve ručně vytvořit.
  Další nově vytvořený doklad už potom automaticky převezme uložené číslování a přičte +1. Doklad, na kterém jste nastavili číslování můžete dát do stavu "storno".
  Číslování je možné kdykoliv změnit. Aby systém nové číslování uložil je třeba, aby nové číslo bylo větší než původní číslo. Třeba přitom zohlednit počet desetinných míst např. 20180001 je větší než 20170001, ale 2018001 není větší než 20170001.
• stav dokladu - podle kterých lze následně filtrovat doklady
• exty emailů pro jednotlivé stavy dokladů. Stavy dokladů jakož i texty pro emaily lze nastavit v části GLOBÁLNÍ NASTAVENÍ - Úprava textů - ČÍSELNÍKY - Stavy dokladů

 

Ikonky při dokladech - v přehledu všech dokladů ve sloupci "Související doklady" se mohou zobrazovat následující ikonky podle toho jaké související doklady jste vytvořili:

O = objednávka /order/
I = faktura /invoice/
P = zálohová faktura /pro forma/
C = dobropis /credit note/
D = dodací list /delivery/
B = cenová nabídka /business offer/

V přehledu objednávek se tak stačí podívat na sloupec Související doklady a ihned máte k dispozici informaci například, ke které objednávce je ještě třeba vystavit fakturu.

Fakturační systém je k dispozici všem zákazníkům v rámci každého zakoupeného balíčku služeb pro internetové obchody.

Pro tisk PDF dokladů bude systém využívat šablonu, kterou má označenou "kuličkou". PDF doklad stáhnete kliknutím ikonky PDF a požadované šablony. Hromadně lze PDF doklady stáhnout v přehledu dokladů.

Historie zaslaných emailů

Nejste si jistý, zda jste odeslali zákazníkovi email? Prověřte si to přímo v administraci. V detailu každého dokladu v záložce Historie se zobrazuje datum a čas odeslání emailu jako i název emailu, stav dokladu a email uživatele, který email odeslal.